การเลือก โต๊ะประชุม ไม่ควรพิจารณาเพียงราคา เพราะเฟอร์นิเจอร์ชิ้นนี้ต้องรองรับการใช้งานหลายรูปแบบ ทั้งการประชุมภายใน การรับรองลูกค้า การนำเสนองาน และการประชุมออนไลน์ หากเลือกไม่เหมาะกับพื้นที่หรือใช้งานจริง อาจเกิดปัญหาหน้าโต๊ะแอ่น โครงโยก พื้นที่นั่งไม่เพียงพอ หรือสายไฟเกะกะตามมาได้
ก่อนตัดสินใจซื้อหรือสั่งผลิต ลองตรวจสอบ 9 จุดสำคัญต่อไปนี้ เพื่อให้ได้เฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะกับสำนักงานและคุ้มค่าในระยะยาว
1. วัสดุหน้าโต๊ะเหมาะกับการใช้งานหรือไม่
• วัสดุมีผลต่อความแข็งแรง การดูแลรักษา และภาพลักษณ์ของห้อง
วัสดุเป็นปัจจัยแรกที่ควรตรวจสอบ เพราะมีผลต่อความแข็งแรง การดูแลรักษา และภาพลักษณ์ของห้อง วัสดุที่นิยมมีทั้ง Particle Board, MDF, ไม้อัด ไม้จริง รวมถึงวัสดุปิดผิวอย่างเมลามีน ลามิเนต และวีเนียร์
สำนักงานที่ใช้งานห้องประชุมทุกวันควรให้ความสำคัญกับพื้นผิวที่ดูแลไม่ยากและเหมาะกับความถี่ในการใช้งาน ก่อนซื้อจึงควรถามให้ชัดทั้งชนิดวัสดุ ความหนา วิธีปิดผิว และข้อจำกัดในการดูแล ไม่ควรเลือกจากสีหรือลายไม้เพียงอย่างเดียว
2. โครงสร้างและขาต้องมั่นคง
• โครงสร้างต้องสัมพันธ์กับความยาวและน้ำหนักของหน้าโต๊ะ
โต๊ะประชุม ขนาดใหญ่ต้องมีโครงสร้างที่สัมพันธ์กับความยาวและน้ำหนักของหน้าโต๊ะ หากตำแหน่งขาหรือคานรองรับไม่เหมาะสม อาจทำให้เกิดอาการโยกหรือหน้าโต๊ะแอ่นเมื่อใช้งานไปนาน ๆ
ควรตรวจสอบวัสดุของขา จุดยึด คาน และตำแหน่งรับน้ำหนัก รวมถึงทดลองใช้งานจริงหากมีสินค้าตัวอย่าง โดยเฉพาะโต๊ะที่ต้องรองรับผู้ใช้งานจำนวนมาก
3. เลือกขนาดจากจำนวนคนและขนาดห้อง
• ต้องเหลือพื้นที่สำหรับเก้าอี้ การเลื่อนตัว และทางเดิน
อย่าเลือกโต๊ะใหญ่ที่สุดเพียงเพราะต้องการรองรับคนจำนวนมาก เพราะหลังจากวางโต๊ะแล้วยังต้องเหลือพื้นที่สำหรับเก้าอี้ การเลื่อนตัว และทางเดิน
ก่อนกำหนดขนาด โต๊ะประชุม ควรตอบให้ได้ 3 ข้อ
1. ปกติประชุมครั้งละกี่คน
2. จำนวนผู้ใช้งานสูงสุดเป็นประจำเท่าไร
3. เมื่อวางโต๊ะและเก้าอี้แล้ว ยังเดินรอบพื้นที่ได้สะดวกหรือไม่
ควรวัดตำแหน่งประตู จอประชุม ตู้ และอุปกรณ์อื่นร่วมด้วย เพื่อป้องกันปัญหาเฟอร์นิเจอร์พอดีกับห้องในแบบ แต่ใช้งานจริงกลับอึดอัด
4. ตรวจสอบขอบและงานปิดผิว
• รายละเอียดบริเวณขอบสะท้อนความเรียบร้อยของงานผลิต
รายละเอียดเล็ก ๆ อย่างขอบโต๊ะสามารถสะท้อนคุณภาพของงานผลิตได้ ควรตรวจว่ารอยต่อเรียบร้อยหรือไม่ ขอบมีความคมหรือเปล่า และวัสดุปิดขอบเหมาะกับการใช้งานหนักเพียงใด
โดยเฉพาะสำนักงานที่มีผู้ใช้งานหลายคน ขอบโต๊ะเป็นบริเวณที่สัมผัสและเกิดการกระแทกบ่อย การเลือกงานปิดผิวที่เหมาะสมจึงช่วยลดปัญหาจุกจิกในระยะยาวได้
5. วางระบบสายไฟก่อนสั่งผลิต
• Cable Management ควรถูกวางแผนตั้งแต่ก่อนผลิต
ปัจจุบันห้องประชุมต้องรองรับ Notebook, Charger, HDMI, USB-C และระบบ Video Conference การเลือก โต๊ะประชุม จึงควรคิดเรื่อง Cable Management ตั้งแต่แรก
อาจพิจารณาฟังก์ชัน เช่น
• ช่องร้อยสาย
• Cable Box
• ปลั๊กไฟกลางโต๊ะ
• USB หรือ USB-C
• รางเก็บสายใต้โต๊ะ
• ช่องสำหรับ HDMI และอุปกรณ์ประชุม
ไม่จำเป็นต้องใส่ทุกฟังก์ชัน แต่ควรเลือกจากอุปกรณ์ที่องค์กรใช้งานจริง จะช่วยควบคุมงบประมาณและลดการแก้ไขภายหลัง
6. รูปทรงต้องเหมาะกับลักษณะการประชุม
• เลือกรูปทรงจากกิจกรรมที่เกิดขึ้นในห้องเป็นหลัก
โต๊ะสี่เหลี่ยมผืนผ้าเหมาะกับการจัดพื้นที่ที่ตรงไปตรงมา โต๊ะทรงเรือช่วยสร้างบรรยากาศที่เป็นทางการ ส่วนทรงกลมหรือทรงรีเหมาะกับการพูดคุยในกลุ่มที่ไม่ใหญ่มาก
หากห้องเดียวใช้ทั้งประชุม Brainstorm และ Workshop อาจพิจารณาโต๊ะแบบ Modular ซึ่งสามารถปรับ Layout ได้ตามกิจกรรม
ดังนั้น การเลือก โต๊ะประชุม ควรเริ่มจากคำถามว่า “ห้องนี้ถูกใช้งานแบบไหนบ่อยที่สุด” มากกว่าการตัดสินจากรูปทรงที่สวยที่สุดเพียงอย่างเดียว
7. ดีไซน์ควรเข้ากับภาพลักษณ์สำนักงาน
• สี วัสดุ และรูปแบบควรสัมพันธ์กับการตกแต่งโดยรวม
เฟอร์นิเจอร์กลางห้องมีผลต่อบรรยากาศโดยรวมอย่างชัดเจน สี วัสดุ และรูปแบบของโต๊ะจึงควรสัมพันธ์กับการตกแต่งสำนักงาน
สำนักงานสไตล์ Minimal อาจใช้สีไม้ธรรมชาติหรือโทนสว่าง ส่วนห้องผู้บริหารสามารถเพิ่มรายละเอียดของวัสดุและสีที่สร้างความเป็นทางการมากขึ้น การออกแบบที่สอดคล้องกันช่วยให้พื้นที่ดูเป็นระบบและสะท้อนเอกลักษณ์ขององค์กรได้ดีกว่าการเลือกเฟอร์นิเจอร์แต่ละชิ้นแยกจากกัน
8. เช็กความทนทานและบริการหลังการขาย
• การรับประกันและบริการหลังการขายควรถูกนำมาเปรียบเทียบด้วย
ก่อนเลือก โต๊ะประชุม ควรถามถึงระยะเวลารับประกัน เงื่อนไขการซ่อม อะไหล่ และบริการหลังการขาย โดยเฉพาะโครงการสำนักงานที่มีการใช้งานต่อเนื่อง
หากเป็นโครงการขนาดใหญ่ อาจสอบถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับมาตรฐานหรือการทดสอบที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ เพราะข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้เปรียบเทียบคุณภาพได้มากกว่าการดูจากภาพสินค้าเพียงอย่างเดียว
9. เปรียบเทียบ “ต้นทุนระยะยาว” ไม่ใช่แค่ราคาวันซื้อ
• ราคาสินค้าเป็นเพียงหนึ่งในต้นทุนที่ควรนำมาพิจารณา
สินค้าที่ราคาถูกกว่าอาจไม่ได้ประหยัดกว่าเสมอไป หากต้องซ่อมบ่อย เปลี่ยนชิ้นส่วนยาก หรือมีอายุการใช้งานสั้น
เวลาขอใบเสนอราคาควรเปรียบเทียบให้ครบทั้ง
1. ราคาสินค้า
2. วัสดุและสเปก
3. ค่าขนส่งและติดตั้ง
4. อุปกรณ์เสริม
5. ระยะเวลารับประกัน
6. บริการหลังการขาย
การเปรียบเทียบ โต๊ะประชุม ด้วยสเปกเดียวกันจะช่วยให้เห็นความคุ้มค่าที่แท้จริง และลดโอกาสเลือกสินค้าจากราคาที่ดูน่าสนใจในช่วงแรกเพียงอย่างเดียว
เลือกให้เหมาะตั้งแต่ต้น ใช้งานได้คุ้มกว่าในระยะยาว
• พิจารณาทั้งการใช้งาน พื้นที่ คุณภาพ และบริการก่อนตัดสินใจ
การเลือก โต๊ะประชุม ที่ดีควรพิจารณาพร้อมกันทั้งวัสดุ โครงสร้าง ขนาด ระบบสายไฟ รูปทรง งานปิดผิว ความทนทาน และบริการหลังการขาย โดยเฉพาะสำนักงานที่ใช้งานห้องประชุมเป็นประจำ การวางสเปกให้เหมาะตั้งแต่แรกช่วยลดค่าแก้ไขและทำให้พื้นที่ใช้งานได้สะดวกขึ้น
ข้อมูลประกอบด้าน Workplace Ergonomics
• การออกแบบพื้นที่ควรสัมพันธ์กับผู้ใช้งานและกิจกรรมจริง
แนวคิดด้านการออกแบบพื้นที่ทำงานในบทความนี้ประกอบด้วยหลัก Workplace Ergonomics ซึ่งมีงานศึกษาจาก Alan Hedge, Ph.D., CPE ศาสตราจารย์กิตติคุณด้าน Human Centered Design แห่ง Cornell University ผู้เชี่ยวชาญด้าน Ergonomics และการออกแบบสภาพแวดล้อมการทำงาน โดยหลักสำคัญคือการออกแบบพื้นที่และอุปกรณ์ให้สัมพันธ์กับผู้ใช้งานและกิจกรรมจริง
เลือกโต๊ะประชุมและเฟอร์นิเจอร์สำนักงานให้เหมาะกับพื้นที่
• วางแผนขนาด วัสดุ ฟังก์ชัน และรูปแบบก่อนสั่งผลิต
หากกำลังวางแผนเลือก โต๊ะประชุม หรือเฟอร์นิเจอร์สำนักงานตามขนาดพื้นที่ สามารถ คลิกชมแนวทางการออกแบบและงานผลิตเฟอร์นิเจอร์เพิ่มเติมจาก OFISU ได้ที่ https://ofisu.co.th/ เพื่อใช้ประกอบการวางแผนก่อนตัดสินใจ
บทความนี้เรียบเรียงโดย
จิรารัตน์ พรมดม
ตำแหน่งเจ้าหน้าที่การตลาด
