การจัดออฟฟิศใหม่ หลายบริษัทมักเริ่มจากคำถามว่า “ต้องซื้ออะไรบ้าง?” แต่คำถามที่สำคัญกว่าคือ “อะไรจำเป็นจริง?” เพราะของบางชิ้นดูดีในวันแรก แต่เมื่อใช้งานจริงกลับแทบไม่มีใครใช้ การเลือก เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน จึงควรดูจากพฤติกรรมของคนทำงาน พื้นที่ และงบประมาณ มากกว่าความสวยเพียงอย่างเดียว
ต่อไปนี้คือ 9 รายการที่ควรถามตัวเองให้ชัดก่อนซื้อ ว่าเป็นของที่ “ต้องมี” หรืออาจกลายเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่คุ้ม
1. โต๊ะทำงานใหญ่ จำเป็นจริงหรือแค่กินพื้นที่?
• เลือกขนาดโต๊ะตามลักษณะงานและอุปกรณ์ที่ใช้งานจริง
โต๊ะทำงานขนาดใหญ่ไม่ได้เหมาะกับทุกตำแหน่ง พนักงานที่ใช้โน้ตบุ๊กเพียงเครื่องเดียวอาจต้องการพื้นที่น้อยกว่าฝ่ายบัญชี นักออกแบบ หรือคนที่ต้องใช้จอหลายจอ
ก่อนซื้อควรดูว่าแต่ละแผนกใช้อุปกรณ์อะไร มีเอกสารมากแค่ไหน และเมื่อวางโต๊ะแล้วเหลือพื้นที่ทางเดินเพียงพอหรือไม่ การกำหนดขนาดตามลักษณะงานจะช่วยลดทั้งงบและพื้นที่ที่เสียไปโดยไม่จำเป็น
2. Sit-Stand Desk ต้องมีทุกโต๊ะไหม?
• ฟังก์ชันปรับนั่ง–ยืนมีประโยชน์ แต่ไม่จำเป็นต้องติดตั้งทุกตำแหน่ง
โต๊ะปรับระดับนั่ง–ยืนเป็น เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ที่ได้รับความสนใจ เพราะช่วยให้ผู้ใช้งานเปลี่ยนอิริยาบถระหว่างวัน แต่ไม่ได้หมายความว่าทุกบริษัทต้องติดตั้งครบทุกตำแหน่ง
หากพนักงานนั่งประจำโต๊ะหลายชั่วโมง ฟังก์ชันนี้อาจคุ้มกว่าในพื้นที่ที่ใช้งานเพียงช่วงสั้น ๆ บริษัทที่ยังไม่แน่ใจอาจทดลองติดตั้งบางจุดก่อน แล้วค่อยประเมินจากพฤติกรรมจริง
3. ตู้เอกสารเยอะ ๆ ยังจำเป็นหรือไม่?
• สำรวจปริมาณเอกสารจริงก่อนเพิ่มพื้นที่ Storage
หลายองค์กรเปลี่ยนเอกสารเข้าสู่ระบบดิจิทัลมากขึ้น แต่ยังมีตู้จำนวนมากกินพื้นที่สำนักงานอยู่ ก่อนสั่งตู้เพิ่ม ควรแยกของเป็นเอกสารที่ใช้ประจำ เอกสารที่จำเป็นต้องเก็บ และของที่ไม่ต้องอยู่ในพื้นที่ทำงาน
เมื่อรู้ปริมาณจริงแล้วจึงกำหนด Storage ให้พอดี วิธีนี้ช่วยให้ เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน แต่ละชิ้นมีหน้าที่ชัดเจน และไม่ใช้พื้นที่ไปกับตู้ที่แทบไม่ได้เปิด
4. โซฟารับแขก ยิ่งใหญ่ยิ่งดูดีจริงไหม?
• พื้นที่รับรองที่ดีควรสัมพันธ์กับจำนวนผู้ใช้งานจริง
Reception คือพื้นที่แรก ๆ ที่ลูกค้าเห็น หลายบริษัทจึงลงทุนกับโซฟาขนาดใหญ่เพื่อสร้างภาพลักษณ์ แต่ถ้ามีผู้มาติดต่อเพียงไม่กี่คนต่อวัน โซฟาหลายชุดอาจเกินความจำเป็น
สิ่งที่ควรพิจารณาคือจำนวนผู้ใช้งาน ความสะดวกในการลุกนั่ง การทำความสะอาด และพื้นที่ทางเดิน เพราะพื้นที่รับรองที่ดีไม่จำเป็นต้องมีของเยอะ แต่อยู่ที่สัดส่วนที่เหมาะสม
5. โต๊ะประชุม 12 ที่นั่ง แต่ประชุมจริงเพียง 4 คน?
• ใช้ข้อมูลการประชุมจริงช่วยกำหนดขนาดห้องและจำนวนที่นั่ง
ลองดูข้อมูลการจองห้องประชุมย้อนหลัง หากส่วนใหญ่มีผู้เข้าร่วมเพียง 3–6 คน แต่ทุกห้องใช้โต๊ะขนาดใหญ่ อาจถึงเวลาทบทวนการจัดพื้นที่
การจัด เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ให้สัมพันธ์กับจำนวนผู้ใช้งานจริง เช่น แบ่งห้องขนาดเล็กหลายจุดและเก็บห้องใหญ่ไว้เฉพาะเมื่อจำเป็น จะช่วยใช้พื้นที่ได้คุ้มค่ากว่าเดิม
6. เก้าอี้ราคาถูก ประหยัดจริงหรือจ่ายแพงภายหลัง?
• เก้าอี้ทำงานควรดูทั้งการปรับระดับ การรองรับ และความเหมาะสมกับผู้ใช้
เก้าอี้ทำงานเป็นของที่พนักงานใช้งานหลายชั่วโมงต่อวัน จึงไม่ควรตัดสินจากราคาเพียงอย่างเดียว ควรดูว่าปรับความสูงได้หรือไม่ พนักพิงรองรับดีแค่ไหน และฐานกับล้อเหมาะกับพื้นหรือเปล่า
หลัก Ergonomics ให้ความสำคัญกับการจัดอุปกรณ์ให้เหมาะกับผู้ใช้งาน ดังนั้นคำว่า “Ergonomic” บนชื่อสินค้าเพียงอย่างเดียวจึงยังไม่พอ ต้องดูความสามารถในการปรับและการใช้งานจริงประกอบด้วย
7. โต๊ะผู้บริหารต้องใหญ่ที่สุดเสมอไหม?
• เลือกจากรูปแบบการทำงาน มากกว่าภาพจำของห้องผู้บริหาร
ในอดีตโต๊ะผู้บริหารขนาดใหญ่มักใช้สื่อถึงความภูมิฐาน แต่รูปแบบการทำงานปัจจุบันเปลี่ยนไป ผู้บริหารจำนวนไม่น้อยใช้เวลาประชุม พบลูกค้า และทำงานร่วมกับทีมมากกว่านั่งอยู่ที่โต๊ะตลอดวัน
ก่อนเลือก เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน สำหรับห้องผู้บริหาร จึงควรถามก่อนว่าห้องนั้นใช้ทำอะไรบ้าง บางแห่งอาจเหมาะกับโต๊ะขนาดพอดี แล้วเพิ่มโต๊ะประชุมย่อยที่ใช้งานได้หลากหลายกว่า
8. Phone Booth และ Meeting Pod ของต้องมีจริงไหม?
• เช็กปัญหาเรื่องเสียงและความเป็นส่วนตัวก่อนลงทุนเพิ่ม
Open Office ทำให้สื่อสารสะดวกขึ้น แต่ก็สร้างปัญหาเรื่องเสียงและความเป็นส่วนตัว Phone Booth หรือ Meeting Pod จึงกลายเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ
ก่อนซื้อควรถามว่า ห้องประชุมไม่พอจริงหรือไม่ พนักงานประชุมออนไลน์พร้อมกันบ่อยแค่ไหน และมีปัญหาเสียงรบกวนเป็นประจำหรือเปล่า หากยังมีห้องขนาดเล็กว่างอยู่ การปรับพื้นที่เดิมอาจประหยัดกว่า
9. Built-in สวย แต่ควรทำทุกจุดหรือไม่?
• แบ่งพื้นที่ถาวรและพื้นที่ที่ต้องปรับเปลี่ยนให้ชัดเจน
Built-in ช่วยให้พื้นที่ดูเรียบร้อยและใช้มุมเฉพาะได้ดี แต่ความพอดีในวันนี้อาจกลายเป็นข้อจำกัดในอนาคต เมื่อบริษัทเพิ่มพนักงานหรือย้ายแผนก
ส่วนที่ค่อนข้างถาวร เช่น เคาน์เตอร์ต้อนรับหรือตู้ติดผนัง อาจเหมาะกับ Built-in ขณะที่โต๊ะพนักงาน โต๊ะประชุม และพื้นที่ทำงานร่วมกัน อาจเหมาะกับ เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน แบบลอยตัวหรือ Modular มากกว่า
10. ก่อนจ่ายเงิน ลองใช้กฎ “ใช้จริง–ใช้บ่อย–ปรับได้”
• แบ่งงบตามความจำเป็น ช่วยลดการซื้อของที่ยังไม่ต้องใช้
ก่อนซื้อ เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน จำนวนมาก ลองถามง่าย ๆ ว่า ใครเป็นคนใช้ ใช้บ่อยแค่ไหน และหากบริษัทโตขึ้น ของชิ้นนั้นยังปรับใช้ต่อได้หรือไม่
จากนั้นแบ่งงบเป็น “ต้องมีตั้งแต่วันแรก / เพิ่มภายหลังได้ / ซื้อเมื่อจำเป็น” วิธีนี้ช่วยลดการซื้อของที่ดูดีแต่ไม่ตอบโจทย์ และนำงบไปใช้กับสิ่งที่พนักงานใช้งานจริง
11. ซื้อให้ตรงการใช้งาน ดีกว่าซื้อให้ครบตามภาพจำ
• ให้ฟังก์ชัน ความยืดหยุ่น และความคุ้มค่าเป็นตัวตัดสิน
ออฟฟิศที่ดีไม่จำเป็นต้องมีทุกอย่างตามกระแส และของราคาแพงก็ไม่ได้รับประกันว่าจะเหมาะกับทุกบริษัท สิ่งสำคัญคือการเข้าใจพฤติกรรมของคนทำงานและรู้ว่าแต่ละชิ้นมีหน้าที่อะไร
การเลือก เฟอร์นิเจอร์สำนักงาน จึงควรมองทั้งฟังก์ชัน ความยืดหยุ่น อายุการใช้งาน Ergonomics และงบประมาณ เพื่อให้ทุกชิ้นที่ซื้อเข้ามาสร้างประโยชน์จริง
12. ข้อมูลจากผู้เชี่ยวชาญด้าน Workplace Ergonomics
• แนวคิดด้าน Ergonomics สำหรับการออกแบบพื้นที่และอุปกรณ์ในการทำงาน
แนวคิดด้าน Ergonomics ในบทความนี้อ้างอิงองค์ความรู้ของ Prof. Alan Hedge, Ph.D., CPE, C.ErgHF ศาสตราจารย์กิตติคุณด้าน Human-Centered Design แห่ง Cornell University ผู้มีผลงานด้าน Workplace และ Computer Ergonomics และได้รับ Alexander J. Williams Jr. Design Award รวมถึง Oliver K. Hansen Outreach Award จาก Human Factors and Ergonomics Society
13. วางแผนเฟอร์นิเจอร์ให้เหมาะกับพื้นที่และงบประมาณ
• เลือกให้ตรงกับรูปแบบการทำงาน เพื่อให้ทุกพื้นที่ถูกใช้งานอย่างคุ้มค่า
หากกำลังวางแผนจัดออฟฟิศและต้องการดูแนวทางเลือกเฟอร์นิเจอร์ให้เหมาะกับพื้นที่และงบประมาณ สามารถคลิกดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://ofisu.co.th/
บทความนี้เรียบเรียงโดย
จิรารัตน์ พรมดม
ตำแหน่งเจ้าหน้าที่การตลาด
