การทำงานในองค์กรต่าง ๆ นั้น มักจะมีการปรึกษาหารือกันเพื่อให้การทำงานประสบผลสำเร็จ หรือเรียกง่าย ๆ อีกอย่างหนึ่งว่าการประชุม แน่นอนว่าการประชุมนั้นสามารถทำได้ทุกที่ไม่จำเป็นว่าจะต้องเป็นการประชุมเพียงแต่ในห้องประชุมเท่านั้น เพียงแต่หากต้องการที่จะประชุมหรือปรึกษาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุดก็ควรที่จะมีการประชุมในพื้นที่ที่เหมาะสม จึงได้มีการเกิดการจัดห้องประชุมขึ้นมา ในห้องประชุมนั้นก็จะมีองค์ประกอบที่สำคัญอยู่ไม่กี่อย่างคือ เก้าอี้ทำงานหรือเก้าอี้สัมมนา โต๊ะประชุม และอาจจะมีสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เพิ่มเติม
แต่ในการประชุมหรือการปรึกษาหารือนั้น มักจะมีจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมหรือการจัดองค์ประกอบในห้องประชุมที่แตกต่างกัน ดังนั้น วันนี้เราจึงจะมาแนะนำรูปแบบในการจัดโต๊ะประชุมในสถานที่ต่าง ๆ หรือในกรณีต่าง ๆ ซึ่งการจัดโต๊ะในแต่ละรูปแบบนั้นจะเหมาะสมกับการประชุมที่แตกต่างกัน
รูปแบบแรกนั้น เป็นรูปแบบของการจัดโต๊ะประชุมแบบตัวยู (U Shape) การจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้นั้นเหมาะสำหรับการจัดการประชุมเป็นหมู่คณะที่ต้องการการปฏิสัมพันธ์อย่างใกล้ชิด ในการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้นั้นมักจะใช้เป็นโต๊ะยาวต่อกัน 3 ตัวเป็นรูปตัวยู ซึ่งการจัดโต๊ะประชุมในรูปแบบนี้นั้นยังสามารถใช้ในการนำเสนองานต่าง ๆ ได้อีกด้วย
รูปแบบต่อมา คือการจัดโต๊ะประชุมในรูปแบบของห้องเรียน การประชุมในรูปแบบนี้นั้น เหมาะสมสำหรับการประชุมที่ต้องมีการจัดบันทึก แต่ไม่มีการใช้งานโน้ตบุ๊คหรือคอมพิวเตอร์ นอกจากนั้น การจัดโต๊ะประชุมในรูปแบบนี้นั้นยังไม่เหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องอาศัยการระดมความคิด เพราะการจัดโต๊ะประชุมเป็นแบบห้องเรียนจะเหมาะสำหรับการประชุม เชิงอภิปรายมากกว่า
การจัดโต๊ะประชุมในรูปแบบวงกลม รูปแบบนี้เหมาะสำหรับการประชุมที่มีคนกลุ่มน้อยเข้าร่วมการประชุม หรืออาจจะเป็นการประชุมที่ไม่มีได้เป็นทางการเท่าไหร่นัก อาจจะเป็นการประชุมของกลุ่มนักเรียน หรือการจัดกิจกรรมของเยาวชนต่าง ๆ ซึ่งบางครั้งนั้นอาจจะมีการนำโต๊ะประชุมขนาดเล็กตั้งไว้ตรงกลางและกลุ่มคนนั้นนั่งที่พื้นและร่วมการประชุมก็ได้เช่นกัน
การจัดโต๊ะประชุมอีกรูปแบบหนึ่งคือการจัดโต๊ะประชุมแบบโรงละคร ซึ่งการจัดรูปแบบการประชุมในลักษณะนี้จะนิยมใช้ในการประชุมที่เป็นการสื่อสารทางเดียว การนำเสนอทางภาพและเสียง ซึ่งการประชุมในลักษณะนี้มักจะใช้กับการประชุมของกลุ่มคนจำนวนมาก เช่น การประชุมในสภา เป็นต้น
การจัดโต๊ะประชุมแบบบอร์ดรูม เป็นการจัดโต๊ะประชุมในลักษณะของการมีโต๊ะประชุมตัวยาวหนึ่งตัวตรงกลางและกลุ่มคนนั่งล้อมรอบทั้ง 2 ฝั่ง ซึ่งการจัดรูปแบบของโต๊ะประชุมในลักษณะนี้นั้นเหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องมีการปรึกษาและระดมความคิดจากหลาย ๆ บุคคล ซึ่งอาจจะไม่ได้เป็นการประชุมที่มีจำนวนผู้เข้าประชุมเยอะมาก แต่จะมีความจริงจังมากพอสมควร
จะเห็นได้ว่าการจัดโต๊ะประชุมในรูปแบบต่าง ๆ ที่เราได้ยกตัวอย่างมานั้น จะมีลักษณะของการประชุมที่แตกต่างกันตามวาระ ซึ่งการจะจัดรูปแบบการประชุมต่าง ๆ เหล่านี้นั้น ไม่ได้เป็นรูปแบบที่มีการบังคับใช้อย่างตายตัว เช่นหากเป็นการจัดโต๊ะประชุมภายในองค์กรที่มีพื้นที่ไม่ได้กว้างมาก ก็อาจจะนำรูปแบบของการจัดโต๊ะประชุมต่าง ๆ เหล่านี้ไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับสถานที่และพื้นที่ก็ได้เช่นกัน
ข้อสำคัญอีกอย่างหนึ่งในการจัดการประชุม ไม่ใช่เพียงแค่รูปแบบของโต๊ะประชุมที่เหมาะสมเท่านั้น แต่องค์ประกอบหรือบรรยากาศโดยรวมของการประชุมนั้นก็มีผลในการทำงานเช่นเดียวกัน ดังนั้นการจัดโต๊ะปรุมไม่ควรจัดให้มีพื้นที่คับแคบมากเกินไปจนเกิดความรู้สึกอึดอัด แต่ควรจัดให้มีความรู้สึกผ่อนคลาย เพื่อที่ผู้ร่วมประชุมจะสามารถนำเสนอความคิดสร้างสรรค์ต่าง ๆ ได้ดีมากยิ่งขึ้น