การจัดวางโต๊ะประชุมนั้นมีองค์ประกอบต่าง ๆ มากมายที่เราควรจะพิจารณา เพื่อให้สามารถกำหนดรูปแบบในจัดวางโต๊ะประชุมได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพกับการใช้งานมากที่สุด โดยในครั้งนี้เราจะมาแนะนำวิธีการจัดโต๊ะประชุม โดยมีวัตถุประสงค์เกี่ยวกับความเหมาะสมของจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ทั้งผู้ร่วมประชุมจำนวนมากและผู้ร่วมประชุมแบบกลุ่มย่อย
วิธีที่ 1 การจัดโต๊ะประชุมแบบหมู่คณะ/แบบกลุ่ม (Clusters)
เป็นการจัดโต๊ะประชุมแบบโต๊ะกลางหรือโต๊ะกลม ขนาด 6-10 ที่นั่ง เหมาะสำหรับการประชุมอภิปรายของกลุ่มเล็ก เน้นการโต้ตอบ แบ่งกลุ่มประชุมงาน ประชุมทีม การประชุมย่อยให้ห้องขนาดเล็ก
วิธีที่ 2 การจัดโต๊ะประชุมแบบคาบาเรต์ (Cabaret)
เป็นการจัดโต๊ะประชุมที่นำรูปแบบการจัดโต๊ะประชุมแบบ Clusters มาปรับเปลี่ยน โดยการลดที่นั่งสำหรับผู้ร่วมประชุมจาก 6-10 ที่นั่งเป็น 4-6 ที่นั่ง โดยจัดวางเก้าอี้สำนักงานที่นั่งเพียงครึ่งหนึ่งของโต๊ะประชุมกลาง โดยการเว้นพื้นที่ด้านหน้าเอาไว้ เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมสามารถมองเห็น สื่อการนำเสนอต่าง ๆ หน้าห้องประชุมได้อย่างชัดเจน เหมาะสำหรับการอภิปรายกลุ่มย่อยขนาดเล็ก หากห้องประชุมในองค์กรของคุณมีพื้นที่กว้างขวาง สามารถเพิ่มจำนวนจัดโต๊ะประชุมรูปแบบคาบาเรต์ เพื่อรองรับผู้ประชุมจำนวนมากได้อีกด้วย
วิธีที่ 3 การจัดโต๊ะประชุมแบบตัว U (U-shape)
เป็นรูปแบบในการจัดโต๊ะประชุมนิยมมาก ในการประชุมอภิปราย โดยผู้ร่วมประชุมจะต้องมีการปฏิสัมพันธ์ ปรึกษาหารือกันอย่างใกล้ชิด แบ่งสัดส่วนของเก้าอี้สำหรับผู้ร่วมประชุมฝั่งละเท่า ๆ กัน ไม่มีแบ่งแยกระหว่างเก้าอี้พนักงานและเก้าอี้ผู้บริหาร ทุกตำแหน่งมีความเท่าเทียมกันในห้องประชุม และยังเป็นรูปแบบการจัดวางโต๊ะประชุมที่ง่ายต่อการนำเสนอ สื่อต่าง ๆ ผ่านหน้าห้องประชุมอีกด้วย การจัดโต๊ะประชุมแบบตัวยูนั้นสามารถจัดแบบ Uซ้อนU หรือการเพิ่มที่นั่งด้านในเพื่อรองรับการประชุมที่มีผู้ร่วมประชุมจำนวนมาก
วิธีที่ 4 การจัดโต๊ะประชุมแบบการประชุมคณะกรรมการ (Boardroom)
การจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้นั้นเหมาะมากสำหรับการประชุมอภิปรายกลุ่มย่อย หรือกลุ่มอภิปรายขนาดเล็ก ที่ต้องการปฏิสัมพันธ์ ปรึกษาหารือ อย่างใกล้ชิด ผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่านจะสามารถมองเห็นและได้ยินการอภิปรายจากทุกฝ่ายอย่างชัดเจน และการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้นั้นยังสามารถใช้งานในการจัดกิจกรรมอื่น ๆ ได้อีกด้วย การจัดดต๊ะประชุมแบบ Boardroom เหมาะสำหรับการประชุมที่มีผู้ร่วมประชุมน้อยกว่า 20 คน
วิธีที่ 5 การจัดโต๊ะประชุมแบบห้องเรียน (Classroom)
การจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้เป็นการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบมาตรฐานทั่ว ๆ ไป โดยเน้นไปที่ผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก เป็นรูปแบบการจัดโต๊ะประชุมสำหรับการประชุมแบบสื่อสารทางเดียว โดยการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้เพื่อรองรับการประชุมที่ต้องจดบันทึก เหมาะสำหรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก
วิธีที่ 6 การจัดโต๊ะประชุมโรงหนัง/โรงละคร (Theater)
เป็นรูปแบบการจัดโต๊ะประชุมเพื่อรองรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก เหมาะสำหรับการประชุมที่มีการนำเสนอสื่อ ภาพและเสียง รวมทั้งการบรรยาย การทอร์กโชว์ (Talk show) ต่าง ๆ
เป็นอย่างไรกันบ้างกับเทคนิคการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบต่าง ๆ ที่เราได้นำมาแนะนำเพื่อเป็นแนวทางสำหรับการประชุมรูปแบบต่าง ๆ นอกจากนี้แล้วการเลือกเฟอร์นิเจอร์สำหรับโต๊ะประชุมนั้นสำคัญถึงแม้ว่าบางองค์จะไม่ได้มีการประชุมเป็นประจำก็ตาม แต่ในขณะที่ได้ทำการประชุม เฟอร์นิเจอร์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกไม่ว่าจะเป็นโต๊ะประชุมขนาดต่าง ๆ โต๊ะยาว โต๊ะพับ โต๊ะกลาง ที่เหมาะสมสำหรับห้องประชุม เก้าอี้สำนักงาน เก้าอี้ผู้บริหาร ตู้เก็บเอกสารสำคัญในที่ประชุม ก็จะทำให้การประชุมนั้นราบรื่น ผ่อนคลายและสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีจนจบวาระการประชุมนั่นเอง