ถ้าพูดถึงการทำงานภายในสำนักงานในสมัยนี้แล้วนั้น ตู้เก็บเอกสารนั้นเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลย เพราะว่าการทำงานหรือทำธุรกิจต่าง ๆ ต้องทำเอกสารจำนวนมาก ซึ่งบางสำนักงานอาจจะเกิดปัญหาในด้านต่าง ๆ เช่น เอกสารหาย เอกสารค้นหาค่อนข้างยาก เอกสารฉีกขาด และปัญหาอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งสาเหตุต่าง ๆ เหล่านี้เกิดจากการไม่วางแผนในการจัดเก็บเอกสารให้ดีก่อน หรืออาจเกิดจากพื้นที่ภายในสำนักงานนั้นมีขนาดเล็กจนเกินไป และอาจเกิดจากไม่มีตู้สำหรับเก็บเอกสารได้เพียงพอ ซึ่งวันนี้ปัญหาต่าง ๆ จะหมดไปเพราะว่าเราจะมาแนะนำวิธีการต่าง ๆ ในการเก็บเอกสารโดยใช้เฟอร์นิเจอร์สำหรับเก็บเอกสาร เช่น ตู้เก็บเอกสาร, ตู้เหล็กเก็บของ, ตู้ล็อกเกอร์และตู้เซฟ เป็นต้น และขั้นตอนง่าย ๆ ในการจัดเก็บเอกสารอย่างไรให้เกิดประสิทธิมากที่สุด
ขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสารให้เกิดประสิทธิมากที่สุด
การเอกสารต่าง ๆ ภายในสำนักงานต้องคำนึงความปลอดภัยเป็นอันดับแรก เพราะว่าเอกสารชนิดต่าง ๆ นั้นมีความสำคัญมากยิ่งธุรกิจของคุณเป็นธุรกิจที่ต้องทำเอกสารส่งให้ลูกค้ารวมถึงเอกสารที่เกี่ยวกับการเงินยิ่งเป็นส่วนสำคัญที่ต้องคำนึงถึงเป็นอันดับแรก ซึ่งเราขอแนะนำให้ท่านเก็บเอกสารโดยการแยกประเภทต่าง ๆ โดยแบ่งสัดส่วนของเอกสารให้มีความชัดเจนมากขึ้น เพื่อป้องกันเอกสารสูญหายหรือฉีกขาดได้ ถ้าต้องการความปลอดภัยเพิ่มมากขึ้นควรหากุญแจเพื่อล็อคเอกสารเสริมความปลอดภัยขึ้นไปอีก ซึ่งเราแนะนำให้คุณซื้อแฟ้มในการช่วยเก็บเอกสารช่วยให้คุณเก็บเอกสารได้จำนวนมากขึ้นและยังช่วยรักษาคุณภาพของเอกสารได้ดีอีกด้วย
เทคนิคการจัดเก็บเอกสารสำนักงาน
- แยกเอกสารสำนักงานโดยอ้างอิงจากวัน เดือน ปี – ควรแยกวันดือนปีของเอกสารต่าง ๆ ไว้ในส่วนเดียวกัน เช่น เอกสารของเดือนนี้ก็ควรรวมชุดหรือใส่ในแฟ้มเดียวกัน ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถหาเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วเร็วและง่ายขึ้น และช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาในการหาเอกสาร
- เอกสารเกี่ยวข้องกับการเงิน – ถ้าธุรกิจของคุณต้องทำรายการต่าง ๆ เกี่ยวกับบัญชีการเงิน เพื่อเป็นหลักฐานในด้านของการทำธุรกิจ คุณควรที่จะกอปปี้หรือสำรองชุดเอกสารไว้ 1 ชุด เพื่อป้องกันเวลาเอกสารต้นฉบับหายเรายังมีเอกสารสำรองไปใช้งานได้
- แฟ้มเอกสารช่วยคุณได้ – การจัดเก็บเอกสารควรมีแฟ้มในการจัดเก็บ เพราะจะช่วยเวลาเมื่อมีเอกสารเข้ามาจำนวนมาก ๆ คุณสามารถนำไปจัดเก็บไว้ในแฟ้มก่อนได้ และช่วยให้คุณประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารได้เป็นอย่างดี
- ตู้เก็บเอกสารมีส่วนสำคัญ – ถ้าสำนักงานของคุณไม่มีตู้ในการเก็บเอกสาร เราแนะนำให้หาตู้เก็บเอกสารเข้ามาใช้ เพราะจะช่วยให้สำนักงานของคุณดูเรียบร้อย ไม่รก ซึ่งการที่จะเลือกซื้อควรวางแผนในการซื้อก่อน โดยคำนึงขนาดของสำนักงานเป็นอันดับแรก และพื้นที่ในการจัดเก็บเพราะว่าตู้เก็บของบางตัวมีขนาดเล็กและขนาดใหญ่เราคิดและวิเคราะห์ก่อนว่าสำนักงานของคุณเหมาะสมกับตู้เก็บเอกสารแบบใด
- จัดอันดับส่วนเอกสารที่สำคัญ – เราควรเก็บเอกสารสำคัญก่อน เช่น เอกสารการเงิน บิลต่าง เอกสารการโอนเงินเป็นต้น ควรให้ความสำคัญเอกสารประเภทนี้เป็นอันดับแรก ถือว่าเป็นส่วนสำคัญมากที่การทำธุรกิจภายในสำนักงาน
สรุป การทำงานภายในสำนักงานทุกวันนี้ เราควรให้ความสำคัญเกี่ยวกับเอกสารเป็นอย่างมาก เพราะเอกสารนั้นถือเป็นหลักฐานสำคัญในการทำธุรกิจในด้านต่าง ๆ เพียงคุณต้องรู้จักในการดูแลรักษามัน ให้คงอยู่อย่างมีอย่างมีคุณภาพ ซึ่งเฟอร์นิเจอร์สำหรับเก็บเอกสารจึงเป็นปัจจัยที่ขาดไม่ได้ในการทำธุรกิจ ซึ่งเราแนะนำให้คุณเลือกซื้อตู้เก็บเอกสารไปใช้เพื่อความสะดวกสบายมากขึ้นในการทำงานและช่วยให้คุณสามารถทำงานในสำนักงานได้อย่างราบรื่น