การทำงานนั้น มักจะต้องมีการปรึกษาหารือ หรือการร่วมประสานงานกันเพื่อความสำเร็จลุล่วงขององค์กรของเรา ซึ่งการปรึกษาหารือต่าง ๆ นั้นเราควรที่จะมีสถานที่ที่ใช้ในการประชุมหรือปรึกษา จึงทำให้มีการคิดค้นห้องประชุมขึ้นมาเพื่อใช้สำหรับการปรึกษาและสื่อสารกันระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ เมื่อมีห้องประชุม แน่นอนว่าก็จะต้องมีโต๊ะประชุมเพื่อใช้สำหรับการจดบันทึกหรือใช้งานเมื่อต้องการจัดการเอกสารต่าง ๆ
หลาย ๆ คนอาจจะสงสัยว่าโต๊ะประชุมนั้น มีความสำคัญอย่างไร คุ้มค่าต่อการใช้งานไหม เพราะเราอาจจะไม่ได้ใช้โต๊ะทำงานทุกวัน วันนี้ เราจะมาบอกเหตุผลว่า โต๊ะประชุมนั้น มีความสำคัญและจำเป็นอย่างไร
โต๊ะประชุมนั้นคือจุดศูนย์รวมของความเป็นทีม เชื่อไหมคะว่า การออกแบบ โต๊ะประชุม เก้าอี้สำนักงานหรือโต๊ะทำงาน มีผลต่อการทำงานอย่างมาก เพราะองค์ประกอบต่าง ๆ เหล่านี้นั้นเป็นตัวช่วยในการสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน ช่วยเพิ่มพลังบวกและความรู้สึกผ่อนคลาย แถมยังช่วยให้สามารถคิดสร้างสรรค์ไอเดียต่าง ๆ ได้มากขึ้นอีกด้วย และถึงแม้ว่า การใช้งานโต๊ะประชุมอาจจะไม่ได้มีการใช้งานที่ต่อเนื่องเป็นประจำทุกวันก็ตาม แต่การมีโต๊ะประชุมไว้ในสถานที่ทำงาน จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ เพิ่มมุมมองที่ดีให้กับองค์กรของเราได้
โต๊ะประชุมนั้น ไม่ได้มีเพียงแค่ไว้สำหรับการประชุมหรือปรึกษาเท่านั้น แต่การเจรจาเพื่อดำเนินงานสำคัญต่าง ๆ ก็ยังสามารถใช้พื้นที่ห้องประชุมเพื่อเจรจาสื่อสารระหว่างองค์กรได้ เพราะห้องประชุมนั้นถือเป็นห้องที่ใช้สำหรับการเจรจาธุรกิจที่สำคัญต่าง ๆ และยังสามารถใช้ในการนำเสนองานต่าง ๆ ได้อีกด้วย
โต๊ะประชุมที่ใช้สำหรับการใช้งานในห้องประชุมนั้น ไม่ได้มีเพียงแค่รูปแบบเดียวเท่านั้น เพราะโต๊ะประชุมนั้นสามารถปรับเปลี่ยนได้หลายรูปแบบ ซึ่งโต๊ะประชุมแต่ละรูปแบบนั้นก็ถูกออกแบบมาสำหรับการใช้งานที่แตกต่างกัน เช่น การใช้โต๊ะประชุมทรงกลม ใช้สำหรับการประชุมที่ต้องการให้มีการปฏิสัมพันธ์อย่างใกล้ขชิดหรือสำหรับการประชุมที่มีจำนวนคนไม่เยอะมาก ส่วนโต๊ะประชุมสี่เหลี่ยมก็จะสามารถแบ่งขนาดความใหญ่และยาวของโต๊ะที่ไม่เท่ากันได้อีก ซึ่งก็ต้องขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรนั้น ๆ ว่ามีจำนวนพนักงานในองค์กรมากน้อยแค่ไหน มีการประชุมและใช้งานในลักษณะไหนนั่นเอง นอกจากนั้น การตกแต่งห้องประชุมก็ยังมีการใช้งานโต๊ะประชุมที่เป็นในลักษณะ U – Shape หรือโต๊ะยาว 3 ตัวต่อกันเป็นรูปตัว U ซึ่งใช้สำหรับการประชุมที่ค่อนข้างเป็นทางการ มีผู้ร่วมประชุมเป็นจำนวนมาก นอกจากนี้ก็ยังมีการออกแบบให้มีการใช้เก้าอี้เลคเชอร์แทนการใช้โต๊ะประชุมในสถานศึกษาหรือองค์กรศึกษาต่าง ๆ อีกด้วย
อย่างไรก็ตาม การเลือกซื้อโต๊ะประชุมสำหรับการใช้งานนั้น เราควรเลือกดูความเหมาะสมขององค์ประกอบต่าง ๆ ภายในห้องประชุมด้วย ทั้งพื้นที่ โทนสี และวัสดุที่เราต้องการเลือกใช้งาน โดยวัสดุส่วนใหญ่ที่ได้รับความนิยมในการเลือกซื้อและเลือกใช้งานมากที่สุดจะเป็นโต๊ะประชุมที่ผลิตจากไม้ เพราะจะมีความคลาสสิคและดีไซน์ที่เรียบหรูมากกว่า ทั้งยังเหมาะกับการใช้งานได้กับทุก ๆ องค์ประกอบของสถานที่ โดยสีของโต๊ะประชุมนั้นควรเลือกจากสถานที่ที่เราจะนำโต๊ะประชุมไปใช้งาน หากพื้นที่นั้น ๆ เป็นห้องที่มีขนาดเล็กควรเลือกสีพื้นของไม้หรือสีขาว เพื่อทำให้ห้องประชุมนั้นดูกว้างและสบายตามากขึ้น
แต่การเลือกซื้ออุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ นั้น นอกจากเราจะเลือกซื้อให้เหมาะสมต่อการใช้งานแล้ว เรายังควรเลือกซื้อจากผู้ผลิตหรือโรงงานที่มีความน่าเชื่อถือ มีมาตรฐานการผลิตที่ได้รับการรับรองมาตรฐานระดับสากล เพื่อให้สินค้าที่เราเลือกซื้อนั้นสามารถใช้งานได้นานมากขึ้นนั่นเอง