โต๊ะประชุม

โต๊ะประชุมเป็นเฟอร์นิเจอร์ที่มีความสำคัญมากที่สุด ในพื้นที่ภายในสำนักงาน เพราะโต๊ะประชุมเป็นจุดในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และอภิปรายงานสำคัญต่าง ๆ นอกจากนี้ยังช่วยสร้างความสัมพันธ์คนภายสำนักงานให้เหมือนครอบครัวเดียวกันได้ หากคุณต้องเลือกซื้อโต๊ะประชุมซักตัว คุณควรเลือกโต๊ะประชุมที่ราคาไม่ถูกจนเกินไป ดังนั้นบทความนี้เราจึงรวบรวม 4 วิธีในการเลือกซื้อโต๊ะประชุมมาฝากทุกคนที่สนใจ เราไปเริ่มกันที่อันดับแรกกันเลย

1.รูปแบบโต๊ะประชุม

โต๊ะประชุมนั้นมีหลากหลายรูปแบบ ดังนั้นคุณจะต้องวางแผนก่อนวางคุณจะต้องการโต๊ะประชุมในแบบลักษณะอย่างไร ซึ่งโต๊ะประชุมที่นิยมใช้หลัก ๆ จะมีอยู่ 3 แบบด้วยกัน คือ

รูปแบบที่ 1 โต๊ะประชุมรูปแบบสี่เหลี่ยมผืนผ้าหรือสี่เหลี่ยม เป็นรูปแบบที่ได้มาตรฐาน และนิยมใช้ในสำนักงานมากที่สุด เพราะสามารถนำไปใช้จัดวางในห้องได้อย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย สามารถนั่งประชุมได้หลายคน ลักษณะการนั่งจะเป็นรูปแบบนั่งหน้าชนกัน สามารถนั่งประชุมได้ 1-16 คน

รูปแบบที่ 2 โต๊ะประชุมแบบสามเหลี่ยม เหมาะกับสำนักงานที่ต้องการความเป็นแฟชั่น สวยงามและการออกแบบที่ทันสมัย โต๊ะประชุมแบบสามเหลี่ยมเรียกได้ว่าตอบโจทย์ในการใช้งานเป็นอย่างยิ่ง เพราะโต๊ะประชุมแบบสามเหลี่ยมจะช่วยให้สำนักงานของคุณดูมีความเป็นมืออาชีพ และรู้สึกมีพลังอำนาจ สร้างความน่ายกย่องให้แก่สำนักงานของคุณ

รูปแบบที่ 3 โต๊ะประชุมแบบวงกลม เป็นที่นิยมใช้บริษัทใหญ่ ๆ ดังที่มีชื่อเสียง เพราะโต๊ะประชุมแบบวงกลม จำเป็นที่จะต้องใช้พื้นที่ห้องที่กว้าง เหมาะกับการประชุมร่วมกันหลายคน เหมาะแก่การประชุมและนำเสนองาน ช่วยเสริมสมาธิแก่ผู้ประชุม และขจัดสิ่งรบกวนได้เป็นอย่างดี

2.แฟชั่น

ความสวยงามและแฟชั่นเป็นสิ่งสำคัญในการเลือกซื้อโต๊ะประชุม เพราะโต๊ะประชุมที่มีความสวยงาม สไตล์แฟชั่น จะช่วยให้สำนักงานของคุณดูน่าเชื่อถือตามไปด้วย ดังนั้นการตกแต่งห้องประชุมเฟอร์นิเจอร์ที่สำคัญอย่างโต๊ะประชุมจะต้องเลือกให้เข้ากับบรรยากาศ และยังมีข้อดีช่วยสร้างสมาธิให้แก่ผู้ประชุมได้เป็นอย่างดี และยังช่วยลดความตึงเครียดในระหว่างการประชุมได้เป็นอย่างดี

3.ความเหมาะสม

คุณควรเว้นพื้นที่ว่างบริเวณโต๊ะประชุมเอาไว้พอประมาณ เพื่อเอาไว้สาหรับเดินเข้าออกได้อย่างสะดวก และไม่เกะกะขว้างทางเดิน หากใครไม่แน่ใจว่าโต๊ะประชุมของคุณจะมีความเหมาะสมพอดีกับห้องของคุณไหม  เราแนะนำให้คุณวัดขนาดพื้นที่ภายในห้องของคุณก่อน เพื่อนำไปประกอบการตัดสินใจเลือกซื้อโต๊ะประชุมได้อย่างถูกต้อง และอีกอย่างคือความยาวของโต๊ะ ว่าสามารถรองรับคนเพียงพอไหม

4.ฟังก์ชั่นในการใช้งาน

ในการประชุมอาจจะต้องใช้ติดตั้งอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น คอมพิวเตอร์ โปรเจกต์เตอร์ อื่น ๆ เพื่อนำเสนองาน ดังนั้นโต๊ะประชุมที่คุณควรจะต้องซัพพอร์ดอุปกรณ์เหล่านี้ได้เป็นอย่างดี เช่น มีช่องเก็บสายไฟ มีซ็อกเก็ต เป็นต้น

หลังจากซื้อโต๊ะประชุมแล้ว อย่าลืมซื้อเฟอร์นิเจอร์อื่น ๆ เช่น เก้าอี้สำนักงาน โซฟา พาร์ติชั่น และอื่น ๆ อีกมากมาย ที่จะช่วยใหการประชุมภายในสำนักงานของคุณดำเนินไปอย่างมีคุณภาพ

หากเราลองสังเกตในการทำงานหรือการใช้งานโต๊ะประชุม อาจจะเห็นได้ว่า การออกแบบโต๊ะประชุมนั้น มีการออกแบบและการจัดวางต่าง ๆ ให้เหมาะสมต่อการใช้งาน ทั้งการจัดวางโต๊ะประชุมในรูปแบบ ตัวยู โต๊ะยาว หรือการออกแบบโต๊ะประชุมให้เป็นรูปแบบของห้องเรียน ซึ่งการจัดโต๊ะประชุมในรูปแบบต่าง ๆ นั้น เป็นเพียงแค่ตัวช่วยในการประชุมที่สะดวกมากยิ่งขึ้น แต่นอกจากรูปแบบของการจัดโต๊ะประชุมแล้ว การออกแบบโต๊ะประชุมนั้น ยังสามารถช่วยอำนวยความสะดวกในด้านอื่น ๆ ให้กับเราได้อีกด้วย

การออกแบบโต๊ะประชุมนั้น มักจะมีการออกแบบมาพร้อมกับรูบนโต๊ะ หรือชิ้นส่วนอื่น ๆ ที่ปแตกต่างจากโต๊ะทำงานทั่ว ๆ ไป ซึ่งจริง ๆ แล้ว การออกแบบรูบนโต๊ะประชุมเหล่านั้น สามารถช่วยในการใช้ประโยชน์ในด้านต่าง ๆ ได้ดีมาก เพราะการประชุมในบางครั้งมักจะต้องมีการใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ค ซึ่งตรงส่วนรูที่มาพร้อมกับโต๊ะประชุมนั้นจะใช้ไว้สำหรับการใช้งานสายชาร์จโน้ตบุ๊ค ให้สามารถรอดผ่านไปได้โดยไม่เกะกะ นอกจากนี้แล้ว บางครั้งก็ยังมีการใช้งานเครื่องแสดงผลหรือ โปรเจคเตอร์ ซึ่งการที่มีรูอยู่บนโต๊ะประชุมนั้นก็ช่วยให้การใช้งาน โปรเจคเตอร์นั้นสามารถทำได้ง่ายและสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น

นอกจากการใช้งานสื่ออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ แล้ว ห้องประชุมขององค์กรบางที่ก็ยังมีการใช้งานเครื่องโทรศัพท์ในห้องประชุมอีกด้วยซึ่งรูที่มาพร้อมกับโต๊ะประชุมนั้น ก็สามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้งานโทรศัพท์ตั้งโต๊ะได้เช่นเดียวกัน

ไม่ใช่แค่เพียงรูบนโต๊ะประชุมเท่านั้น เพราะยังมีการออกแบบส่วนอื่น ๆ เพิ่มเติมเช่น การออกแบบให้มีเต้าเสียบสำหรับการใช้งานในการชาร์จโทรศัพท์มือถือขณะทำการประชุม เพราะบางครั้งการประชุมอาจจะกินระยะเวลานานทั้งวันหรือหลายชั่วโมง ซึ่งนั่นอาจจะทำให้การใช้งานโทรศัพท์มือถือในการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ อาจจะเกิดปัญหาติดขัดในเรื่องของแบตเตอรี่ ดังนั้นหากใช้งานโต๊ะประชุมที่มีเต้ารับสำหรับการเสียบชาร์จแบตเตอรี่โทรศัพท์ก็จะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการประชุมได้มากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้แล้วก็ยังมีการออกแบบโต๊ะประชุมที่มีไมค์ขนาดเล็กติดอยู่กับตัวโต๊ะประชุมด้วย ซึ่งในการใช้งานรูปแบบนั้นมักจะใช้กับการประชุมที่เป็นทางการ หรือการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมการประชุมจำนวนมาก ในพื้นที่ห้องกว้างมาก ๆ เพราะอาจจะทำให้การเจรจาสื่อสารไม่สามารถทำได้สะดวกเหมือนกับการประชุมในพื้นที่ห้องเล็ก ๆ เพราะเมื่อห้องกว้างขึ้น เสียงที่เราพูดจะก้องกังวานขึ้น ดังนั้น ไมค์ที่มาพร้อมกับโต๊ะประชุมนั้นจะช่วยให้การเจรจาสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสามารถป้องกันปัญหาที่เกิดจากการสื่อสารคลาดเคลื่อนได้

และตัวช่วยอื่น ๆ ที่ถูกออกแบบมาเพิ่มเติมของโต๊ะประชุมเหล่านี้เองที่ทำให้โต๊ะประชุมนั้นแตกต่างจากโต๊ะทำงานหรือโต๊ะผู้บริหารทั่ว ๆ ไป เพราะการใช้งานโต๊ะประชุมนั้น เป็นการใช้งานของบุคลากรภายในองค์กรทุกคน และบางครั้งเป็นการใช้งานพร้อม ๆ กัน ดังนั้นโต๊ะประชุมจึงมีความสำคัญอย่างมากสำหรับการใช้งานภายในองค์กร บางคนอาจจะคิดว่า การประชุมนั้นเป็นเพียงแค่การแสดงความคิดเห็นหรือแลกเปลี่ยนข้อคิดเหฌนต่าง ๆ ไม่ได้มีความจำเป็นต้องใช้งานโต๊ะประชุม แต่จริง ๆ แล้วนั้น ในการทำงานหากเกิดการประชุมขึ้น มักจะต้องมีการพูดถึงแผนงาน การปฏิบัติงานในรูปแบบต่าง ๆ ซึ่งหากในการประชุมเราสามารถจดบันทึกรายละเอียดต่าง ๆ ในการทำงานได้นั้น ก็จะทำให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สามารถสร้างภาพลักษณืที่น่าเชื่อถือ และดูเป็นมืออาชีพในการทำงานด้านต่าง ๆ ให้กับเราได้ เพราะการจดรายละเอียดหรือข้อคิดเห็นของบุคคลอื่น ๆ และนำไปปรับใช้หรือพิจารณานั้น จะช่วยให้เราสามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อผิดพลาดต่าง ๆ ได้ตรงจุดมากยิ่งขึ้น

การทำงานในองค์กรต่าง ๆ นั้น มักจะมีการปรึกษาหารือกันเพื่อให้การทำงานประสบผลสำเร็จ หรือเรียกง่าย ๆ อีกอย่างหนึ่งว่าการประชุม แน่นอนว่าการประชุมนั้นสามารถทำได้ทุกที่ไม่จำเป็นว่าจะต้องเป็นการประชุมเพียงแต่ในห้องประชุมเท่านั้น เพียงแต่หากต้องการที่จะประชุมหรือปรึกษาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุดก็ควรที่จะมีการประชุมในพื้นที่ที่เหมาะสม จึงได้มีการเกิดการจัดห้องประชุมขึ้นมา ในห้องประชุมนั้นก็จะมีองค์ประกอบที่สำคัญอยู่ไม่กี่อย่างคือ เก้าอี้ทำงานหรือเก้าอี้สัมมนา โต๊ะประชุม และอาจจะมีสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เพิ่มเติม

แต่ในการประชุมหรือการปรึกษาหารือนั้น มักจะมีจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมหรือการจัดองค์ประกอบในห้องประชุมที่แตกต่างกัน ดังนั้น วันนี้เราจึงจะมาแนะนำรูปแบบในการจัดโต๊ะประชุมในสถานที่ต่าง ๆ หรือในกรณีต่าง ๆ ซึ่งการจัดโต๊ะในแต่ละรูปแบบนั้นจะเหมาะสมกับการประชุมที่แตกต่างกัน

รูปแบบแรกนั้น เป็นรูปแบบของการจัดโต๊ะประชุมแบบตัวยู (U Shape) การจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้นั้นเหมาะสำหรับการจัดการประชุมเป็นหมู่คณะที่ต้องการการปฏิสัมพันธ์อย่างใกล้ชิด ในการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้นั้นมักจะใช้เป็นโต๊ะยาวต่อกัน 3 ตัวเป็นรูปตัวยู ซึ่งการจัดโต๊ะประชุมในรูปแบบนี้นั้นยังสามารถใช้ในการนำเสนองานต่าง ๆ ได้อีกด้วย

รูปแบบต่อมา คือการจัดโต๊ะประชุมในรูปแบบของห้องเรียน การประชุมในรูปแบบนี้นั้น เหมาะสมสำหรับการประชุมที่ต้องมีการจัดบันทึก แต่ไม่มีการใช้งานโน้ตบุ๊คหรือคอมพิวเตอร์ นอกจากนั้น การจัดโต๊ะประชุมในรูปแบบนี้นั้นยังไม่เหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องอาศัยการระดมความคิด เพราะการจัดโต๊ะประชุมเป็นแบบห้องเรียนจะเหมาะสำหรับการประชุม เชิงอภิปรายมากกว่า

การจัดโต๊ะประชุมในรูปแบบวงกลม รูปแบบนี้เหมาะสำหรับการประชุมที่มีคนกลุ่มน้อยเข้าร่วมการประชุม หรืออาจจะเป็นการประชุมที่ไม่มีได้เป็นทางการเท่าไหร่นัก อาจจะเป็นการประชุมของกลุ่มนักเรียน หรือการจัดกิจกรรมของเยาวชนต่าง ๆ ซึ่งบางครั้งนั้นอาจจะมีการนำโต๊ะประชุมขนาดเล็กตั้งไว้ตรงกลางและกลุ่มคนนั้นนั่งที่พื้นและร่วมการประชุมก็ได้เช่นกัน

การจัดโต๊ะประชุมอีกรูปแบบหนึ่งคือการจัดโต๊ะประชุมแบบโรงละคร ซึ่งการจัดรูปแบบการประชุมในลักษณะนี้จะนิยมใช้ในการประชุมที่เป็นการสื่อสารทางเดียว การนำเสนอทางภาพและเสียง ซึ่งการประชุมในลักษณะนี้มักจะใช้กับการประชุมของกลุ่มคนจำนวนมาก เช่น การประชุมในสภา เป็นต้น

การจัดโต๊ะประชุมแบบบอร์ดรูม เป็นการจัดโต๊ะประชุมในลักษณะของการมีโต๊ะประชุมตัวยาวหนึ่งตัวตรงกลางและกลุ่มคนนั่งล้อมรอบทั้ง 2 ฝั่ง ซึ่งการจัดรูปแบบของโต๊ะประชุมในลักษณะนี้นั้นเหมาะสำหรับการประชุมที่ต้องมีการปรึกษาและระดมความคิดจากหลาย ๆ บุคคล ซึ่งอาจจะไม่ได้เป็นการประชุมที่มีจำนวนผู้เข้าประชุมเยอะมาก แต่จะมีความจริงจังมากพอสมควร

จะเห็นได้ว่าการจัดโต๊ะประชุมในรูปแบบต่าง ๆ ที่เราได้ยกตัวอย่างมานั้น จะมีลักษณะของการประชุมที่แตกต่างกันตามวาระ ซึ่งการจะจัดรูปแบบการประชุมต่าง ๆ เหล่านี้นั้น ไม่ได้เป็นรูปแบบที่มีการบังคับใช้อย่างตายตัว เช่นหากเป็นการจัดโต๊ะประชุมภายในองค์กรที่มีพื้นที่ไม่ได้กว้างมาก ก็อาจจะนำรูปแบบของการจัดโต๊ะประชุมต่าง ๆ เหล่านี้ไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับสถานที่และพื้นที่ก็ได้เช่นกัน

ข้อสำคัญอีกอย่างหนึ่งในการจัดการประชุม ไม่ใช่เพียงแค่รูปแบบของโต๊ะประชุมที่เหมาะสมเท่านั้น แต่องค์ประกอบหรือบรรยากาศโดยรวมของการประชุมนั้นก็มีผลในการทำงานเช่นเดียวกัน ดังนั้นการจัดโต๊ะปรุมไม่ควรจัดให้มีพื้นที่คับแคบมากเกินไปจนเกิดความรู้สึกอึดอัด แต่ควรจัดให้มีความรู้สึกผ่อนคลาย เพื่อที่ผู้ร่วมประชุมจะสามารถนำเสนอความคิดสร้างสรรค์ต่าง ๆ ได้ดีมากยิ่งขึ้น

การจัดวางโต๊ะประชุมนั้นมีองค์ประกอบต่าง ๆ มากมายที่เราควรจะพิจารณา เพื่อให้สามารถกำหนดรูปแบบในจัดวางโต๊ะประชุมได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพกับการใช้งานมากที่สุด โดยในครั้งนี้เราจะมาแนะนำวิธีการจัดโต๊ะประชุม โดยมีวัตถุประสงค์เกี่ยวกับความเหมาะสมของจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ทั้งผู้ร่วมประชุมจำนวนมากและผู้ร่วมประชุมแบบกลุ่มย่อย

วิธีที่ 1 การจัดโต๊ะประชุมแบบหมู่คณะ/แบบกลุ่ม (Clusters)

เป็นการจัดโต๊ะประชุมแบบโต๊ะกลางหรือโต๊ะกลม ขนาด 6-10 ที่นั่ง เหมาะสำหรับการประชุมอภิปรายของกลุ่มเล็ก เน้นการโต้ตอบ แบ่งกลุ่มประชุมงาน ประชุมทีม การประชุมย่อยให้ห้องขนาดเล็ก

วิธีที่ 2 การจัดโต๊ะประชุมแบบคาบาเรต์ (Cabaret)

เป็นการจัดโต๊ะประชุมที่นำรูปแบบการจัดโต๊ะประชุมแบบ Clusters มาปรับเปลี่ยน โดยการลดที่นั่งสำหรับผู้ร่วมประชุมจาก 6-10 ที่นั่งเป็น 4-6 ที่นั่ง โดยจัดวางเก้าอี้สำนักงานที่นั่งเพียงครึ่งหนึ่งของโต๊ะประชุมกลาง โดยการเว้นพื้นที่ด้านหน้าเอาไว้ เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมสามารถมองเห็น สื่อการนำเสนอต่าง ๆ หน้าห้องประชุมได้อย่างชัดเจน เหมาะสำหรับการอภิปรายกลุ่มย่อยขนาดเล็ก หากห้องประชุมในองค์กรของคุณมีพื้นที่กว้างขวาง สามารถเพิ่มจำนวนจัดโต๊ะประชุมรูปแบบคาบาเรต์ เพื่อรองรับผู้ประชุมจำนวนมากได้อีกด้วย

วิธีที่ 3 การจัดโต๊ะประชุมแบบตัว U (U-shape)

เป็นรูปแบบในการจัดโต๊ะประชุมนิยมมาก ในการประชุมอภิปราย โดยผู้ร่วมประชุมจะต้องมีการปฏิสัมพันธ์ ปรึกษาหารือกันอย่างใกล้ชิด แบ่งสัดส่วนของเก้าอี้สำหรับผู้ร่วมประชุมฝั่งละเท่า ๆ กัน ไม่มีแบ่งแยกระหว่างเก้าอี้พนักงานและเก้าอี้ผู้บริหาร ทุกตำแหน่งมีความเท่าเทียมกันในห้องประชุม และยังเป็นรูปแบบการจัดวางโต๊ะประชุมที่ง่ายต่อการนำเสนอ สื่อต่าง ๆ ผ่านหน้าห้องประชุมอีกด้วย การจัดโต๊ะประชุมแบบตัวยูนั้นสามารถจัดแบบ Uซ้อนU หรือการเพิ่มที่นั่งด้านในเพื่อรองรับการประชุมที่มีผู้ร่วมประชุมจำนวนมาก

วิธีที่ 4 การจัดโต๊ะประชุมแบบการประชุมคณะกรรมการ (Boardroom)

การจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้นั้นเหมาะมากสำหรับการประชุมอภิปรายกลุ่มย่อย หรือกลุ่มอภิปรายขนาดเล็ก ที่ต้องการปฏิสัมพันธ์ ปรึกษาหารือ อย่างใกล้ชิด ผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่านจะสามารถมองเห็นและได้ยินการอภิปรายจากทุกฝ่ายอย่างชัดเจน และการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้นั้นยังสามารถใช้งานในการจัดกิจกรรมอื่น ๆ ได้อีกด้วย การจัดดต๊ะประชุมแบบ Boardroom เหมาะสำหรับการประชุมที่มีผู้ร่วมประชุมน้อยกว่า 20 คน

วิธีที่ 5 การจัดโต๊ะประชุมแบบห้องเรียน (Classroom)

การจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้เป็นการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบมาตรฐานทั่ว ๆ ไป โดยเน้นไปที่ผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก เป็นรูปแบบการจัดโต๊ะประชุมสำหรับการประชุมแบบสื่อสารทางเดียว โดยการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบนี้เพื่อรองรับการประชุมที่ต้องจดบันทึก เหมาะสำหรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก

วิธีที่ 6 การจัดโต๊ะประชุมโรงหนัง/โรงละคร (Theater)

เป็นรูปแบบการจัดโต๊ะประชุมเพื่อรองรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก เหมาะสำหรับการประชุมที่มีการนำเสนอสื่อ ภาพและเสียง รวมทั้งการบรรยาย การทอร์กโชว์ (Talk show) ต่าง ๆ

เป็นอย่างไรกันบ้างกับเทคนิคการจัดโต๊ะประชุมรูปแบบต่าง ๆ ที่เราได้นำมาแนะนำเพื่อเป็นแนวทางสำหรับการประชุมรูปแบบต่าง ๆ นอกจากนี้แล้วการเลือกเฟอร์นิเจอร์สำหรับโต๊ะประชุมนั้นสำคัญถึงแม้ว่าบางองค์จะไม่ได้มีการประชุมเป็นประจำก็ตาม แต่ในขณะที่ได้ทำการประชุม เฟอร์นิเจอร์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกไม่ว่าจะเป็นโต๊ะประชุมขนาดต่าง ๆ  โต๊ะยาว โต๊ะพับ โต๊ะกลาง ที่เหมาะสมสำหรับห้องประชุม เก้าอี้สำนักงาน เก้าอี้ผู้บริหาร ตู้เก็บเอกสารสำคัญในที่ประชุม ก็จะทำให้การประชุมนั้นราบรื่น ผ่อนคลายและสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีจนจบวาระการประชุมนั่นเอง

การทำงานนั้น มักจะต้องมีการปรึกษาหารือ หรือการร่วมประสานงานกันเพื่อความสำเร็จลุล่วงขององค์กรของเรา ซึ่งการปรึกษาหารือต่าง ๆ นั้นเราควรที่จะมีสถานที่ที่ใช้ในการประชุมหรือปรึกษา จึงทำให้มีการคิดค้นห้องประชุมขึ้นมาเพื่อใช้สำหรับการปรึกษาและสื่อสารกันระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ เมื่อมีห้องประชุม แน่นอนว่าก็จะต้องมีโต๊ะประชุมเพื่อใช้สำหรับการจดบันทึกหรือใช้งานเมื่อต้องการจัดการเอกสารต่าง ๆ

หลาย ๆ คนอาจจะสงสัยว่าโต๊ะประชุมนั้น มีความสำคัญอย่างไร คุ้มค่าต่อการใช้งานไหม เพราะเราอาจจะไม่ได้ใช้โต๊ะทำงานทุกวัน วันนี้ เราจะมาบอกเหตุผลว่า โต๊ะประชุมนั้น มีความสำคัญและจำเป็นอย่างไร

โต๊ะประชุมนั้นคือจุดศูนย์รวมของความเป็นทีม เชื่อไหมคะว่า การออกแบบ โต๊ะประชุม เก้าอี้สำนักงานหรือโต๊ะทำงาน มีผลต่อการทำงานอย่างมาก เพราะองค์ประกอบต่าง ๆ เหล่านี้นั้นเป็นตัวช่วยในการสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน ช่วยเพิ่มพลังบวกและความรู้สึกผ่อนคลาย แถมยังช่วยให้สามารถคิดสร้างสรรค์ไอเดียต่าง ๆ ได้มากขึ้นอีกด้วย และถึงแม้ว่า การใช้งานโต๊ะประชุมอาจจะไม่ได้มีการใช้งานที่ต่อเนื่องเป็นประจำทุกวันก็ตาม แต่การมีโต๊ะประชุมไว้ในสถานที่ทำงาน จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ เพิ่มมุมมองที่ดีให้กับองค์กรของเราได้

โต๊ะประชุมนั้น ไม่ได้มีเพียงแค่ไว้สำหรับการประชุมหรือปรึกษาเท่านั้น แต่การเจรจาเพื่อดำเนินงานสำคัญต่าง ๆ ก็ยังสามารถใช้พื้นที่ห้องประชุมเพื่อเจรจาสื่อสารระหว่างองค์กรได้ เพราะห้องประชุมนั้นถือเป็นห้องที่ใช้สำหรับการเจรจาธุรกิจที่สำคัญต่าง ๆ และยังสามารถใช้ในการนำเสนองานต่าง ๆ ได้อีกด้วย

โต๊ะประชุมที่ใช้สำหรับการใช้งานในห้องประชุมนั้น ไม่ได้มีเพียงแค่รูปแบบเดียวเท่านั้น เพราะโต๊ะประชุมนั้นสามารถปรับเปลี่ยนได้หลายรูปแบบ ซึ่งโต๊ะประชุมแต่ละรูปแบบนั้นก็ถูกออกแบบมาสำหรับการใช้งานที่แตกต่างกัน เช่น การใช้โต๊ะประชุมทรงกลม ใช้สำหรับการประชุมที่ต้องการให้มีการปฏิสัมพันธ์อย่างใกล้ขชิดหรือสำหรับการประชุมที่มีจำนวนคนไม่เยอะมาก ส่วนโต๊ะประชุมสี่เหลี่ยมก็จะสามารถแบ่งขนาดความใหญ่และยาวของโต๊ะที่ไม่เท่ากันได้อีก ซึ่งก็ต้องขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรนั้น ๆ ว่ามีจำนวนพนักงานในองค์กรมากน้อยแค่ไหน มีการประชุมและใช้งานในลักษณะไหนนั่นเอง นอกจากนั้น การตกแต่งห้องประชุมก็ยังมีการใช้งานโต๊ะประชุมที่เป็นในลักษณะ U –  Shape หรือโต๊ะยาว 3 ตัวต่อกันเป็นรูปตัว U ซึ่งใช้สำหรับการประชุมที่ค่อนข้างเป็นทางการ มีผู้ร่วมประชุมเป็นจำนวนมาก นอกจากนี้ก็ยังมีการออกแบบให้มีการใช้เก้าอี้เลคเชอร์แทนการใช้โต๊ะประชุมในสถานศึกษาหรือองค์กรศึกษาต่าง ๆ อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม การเลือกซื้อโต๊ะประชุมสำหรับการใช้งานนั้น เราควรเลือกดูความเหมาะสมขององค์ประกอบต่าง ๆ ภายในห้องประชุมด้วย ทั้งพื้นที่ โทนสี และวัสดุที่เราต้องการเลือกใช้งาน โดยวัสดุส่วนใหญ่ที่ได้รับความนิยมในการเลือกซื้อและเลือกใช้งานมากที่สุดจะเป็นโต๊ะประชุมที่ผลิตจากไม้ เพราะจะมีความคลาสสิคและดีไซน์ที่เรียบหรูมากกว่า ทั้งยังเหมาะกับการใช้งานได้กับทุก ๆ องค์ประกอบของสถานที่ โดยสีของโต๊ะประชุมนั้นควรเลือกจากสถานที่ที่เราจะนำโต๊ะประชุมไปใช้งาน หากพื้นที่นั้น ๆ เป็นห้องที่มีขนาดเล็กควรเลือกสีพื้นของไม้หรือสีขาว เพื่อทำให้ห้องประชุมนั้นดูกว้างและสบายตามากขึ้น

แต่การเลือกซื้ออุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ นั้น นอกจากเราจะเลือกซื้อให้เหมาะสมต่อการใช้งานแล้ว เรายังควรเลือกซื้อจากผู้ผลิตหรือโรงงานที่มีความน่าเชื่อถือ มีมาตรฐานการผลิตที่ได้รับการรับรองมาตรฐานระดับสากล เพื่อให้สินค้าที่เราเลือกซื้อนั้นสามารถใช้งานได้นานมากขึ้นนั่นเอง